مشاوره پایان نامه و مقاله حسابداری، ارائه مقالات روز حسابداری از نشریات معتبر، ارائه ترجمه تخصصی حسابداری و مالی، ارائه اطلاعات صورتهای مالی شرکتهای بورسی، تحلیل آماری تخصصی پژوهش های حسابداری و مالی، ارائه پیش پروپزال تلفن: 09146622440 (برای مدت زمان محدود، مقالات انگلیسی به صورت رایگان قابل دانلود می باشد)

نرم افزار حسابداری و نقش آن در سازمان و مستند سازی

نرم افزار حسابداری و نقش آن در سازمان و مستند سازی

نرم افزار حسابداری و نقش آن در سازمان و مستند سازی


چکیده:

نرم افزار حسابداری و نقش آن در سازمان و مستند سازی

از یک حسابدار بپرسید کدام یک از این موارد بدتر است: حسابرسی سالیانه، اخراج، یا دعوی دادگاهی و جوابش یادآور مزاح قدیمی جک بنی خواهد بود که گفت: "پول شما یا زندگی شما؟"- "فکر می کنم که فکر می کنم...".

هر کدام از آن‌ها تنش‌زا  هستند. حسابرسی را غالبا خود فرد باعث می شود و احتمالا دردناکتر خواهد بود. برای بهبود و بازگشت به عملیات عادی پس از اخراج شدن، زمان لازم است. دعوی قانونی در ارتباط با امور مالی بسرعت گسترش یافته به استنطاق و بازپرسی قانونی ختم می شود که زمان بسیار زیادی می گیرد و ریسک سازمان را هم افزایش می دهد. اسناد و مدارک مالی بخشی از حافظه نهادی سازمان هستند. رویدادهای مالی که به دقت ثبت شده باشند، مدرک نهایی برای اثبات نحوه صرف وجوه اعطایی در چهارچوب دستورالعمل‌‌های صادره و یا سپرده‌های درست و بموقع خواهند بود.

نرم افزار حسابداری در حکم ستون فقرات یک سیستم خوب است. نرم افزار حسابداری سیستمی برای ثبت تمام رویدادهای مالی و همچنین ابزار اولیه کارکنان برای انجام کارهایشان است. برنامه‌های کاربردی نرم افزارحسابداری پیشرفته منابع مالی و عمومی امکان پشتیبانی خط‌مشی‌ها و رویه‌ها را تا جایی فراهم می نماید که خطاهای معمول تقریبا ناممکن می شود. ثبت در دفتر ممکن است درست صورت نگیرد، اما حداقل منطقی است. نرم افزار حسابداری از چنان اهمیتی برای عملیات روزانه کارکردهای مالی برخوردار است که استراتژی پشتیبان‌گیری بعنوان بخشی از پیاده سازی خوب این سیستم بشمار می‌آید. بسیاری از سازمان‌ها براحتی می توانند داده‌های از دست رفته روی دیسک یا خرابی شدید سرور را با توسل به تامین کننده پشتیبان آنلاین بازیابی نمایند. اما با آنکه داده‌های اصلی حسابداری امن می ماند، سئوال مهمتری همچنان باقیست و اینکه آیا برای حسابرسی سالانه یا سایر بررسی‌های دقیق کفایت می کند.

مفقود شدن داده‌ها و سایر اتفاقات نه تنها غیرقابل اجتناب است، بلکه از لحاظ اندازه و فراوانی نیز قابل پیش‌بینی نیست. با آنکه داده‌های حسابداری می تواند در یک سایت راه دور و در عرض چند دقیقه قابل دستیابی باشد، پشتیبانی از اسنادی نظیر سفارشات خرید، توافقات وثیقه‌ای، و قراردادهای مساعده مالی تمام چیزهایی که اثبات می کنند که جزئیات مربوط به بدهکار و بستانکار مورد تایید بوده و بدرستی اجرا شده- ممکن است غیرقابل دستیابی شده و یا حتی از میان برود. با حرکت به سمت جلو، کاغذ بازی و تشریفات اداری جدید موجب مطرح شدن درخواست‌های جدید خواهد شد و پروسه حسابداری می تواند همینطور ادامه یابد. مفقود شدن اسناد می تواند در برابر حسابرسی سالانه مانع ایجاد کند. برای آنکه بتوان درباره صحت دفاتر یک سازمان اظهار نظر کرد، حسابرس نه تنها ملزم است که انجام رویداد را تایید کند بلکه همچنین باید اسناد پشتیبانی کننده‌ رویداد مالی را، از آن جهت که توسط فردی مناسب تایید شده و از خط‌مشی‌ها پیروی می کند، مورد تایید قرار دهد.

بنا به گفته هتر بورتون، مدیر بازاریابی در شرکت نرم افزاری SageSoftware در استون، تگزاس، "شما به نرم افزار حسابداری برای انجام محاسبات ریاضی متکی هستید تا از تراز بودن ثبت دفاتر و غیرقابل تغییر بودن اعداد پس از بسته شدن دوره، اطمینان حاصل شود. چیزی که آزمون حسابرسی را می سازد، اسناد و مدارک هستند- یعنی فاکتورها، رسیدها، و تاییدها. مفقود بودن یا مشکوک بودن اسناد، یعنی مشکل و دردسر. این موضوع در مورد افرادی صدق می کند که از نرم افزار حسابداری در چهارچوبی با خط مشی خوب، استفاده می کنند".

حجم زیاد کاغذ بازی مشکلات عدیده‌ای برای سازمان‌ها ایجاد کرده است. لیندا برس، رئیس و مدیرعامل شرکت ناشر نرم افزارهای حسابداری GMS در کنسینگتون چنین می گوید" آنچه که در 20 سال گذشته دیده‌ام تکامل پیدا کند، اهمیت مستند سازی است. امروزه یافتن مستندسازی مهمتر است، حال چه به منظور حسابرسی یا قانونی، تفاوتی نمی کند. امروزه توانایی یافتن سریع اسناد پشتیبان از اهمیت بیشتری برخوردار است". اکنون تصویربرداری یا اسکن کردن مدارک جای کاغذ را که قاتل درختان است، می گیرد. تصویربرداری یا اصطلاحا اسکن کردن اساسا فتوکپی کردن اسناد بر روی دیسک است. اسناد دیجیتالی‌شده را می توان در هرجایی بطور امن ذخیره کرد: درایو محلی، شبکه واسط، یا در سیستم حافظه ابری و آنلاین. دسترسی به این اسناد سختگیرانه خواهد بود و اخذ اطلاعات تقریبا آنی خواهد شد.

اسکن کردن بدون داشتن استراتژی فقط باعث ایجاد هرج و مرج خواهد شد. حرکت دادن حجم بزرگی از فاکتورها و تایم شیت‌ها از روی میز و قفسه‌ها به دسکتاپ کامپیوتر به این معنی است که پیدا نکردن چیزها همچنان ادامه خواهد داشت، البته اینبار سریع‌تر. علاوه بر این، از نقطه نظر حسابرسی یا حقوقی، توانایی تولید اسناد مرجع تنها بخشی از مشکل است بزرگترین مساله منشاء اسناد است و اینکه بتوان اثبات کرد که این اسناد توسط شخص درست در زمان درست و برای انجام کار درست تایید شده است.

با آنکه نرم افزار حسابداری می تواند بار سنگین ثبت در دفاتر و محاسبه تراز وجوه را بدوش بکشد، اما تاخیر در ورود داده یا بستن حساب‌های یک ماه به این معنی است که نرم افزار نخواهد توانست کارش را انجام دهد و موجب افزایش ریسک اشتباهات مصلحتی یا حتی فریبکاری را افزایش خواهد داد. مک لیمنز هشدار می دهد که، "اگر شما تصدیق‌نامه کمک به سازمان‌های خیریه را بموقع تهیه نکنید (جهت ارائه به اداره مالیات و اخذ معافیت مالیاتی)، و با عدم دخالت هیئت مدیره و فقدان اجرای مسئولیت‌های امانتداری آنان، حتما مشکل بوجود خواهد آمد."

جان بیدرمن، معاون موسسه  DonorPerfect Fundraising Software در هورشام، چنین می گوید: "بسیاری از شرکت‌های غیر انتفاعی از آنچه که MVOT می نامیم، رنج می برند. MVOT یعنی چندین نسخه از حقیقت، به این معنا که آنچه که در بانک اطلاعاتی ثبت و بایگانی می شود با آنچه که بر روی کاغذ ذخیره می شود مطابقت ندارد. به همین خاطر است بایستی اسکن مدارک و ضمیه آن‌ها در سیستم بانک اطلاعاتی و حسابداری شما وجود داشته باشد."

به عقیده پل جانسون، مدیر ارشد مالی در سرنیک، "نادیده گرفتن تاریخ سررسید یک فاجعه است، یا تصور اینکه آماده‌اید اما بررسی و بازبینی انجام نمی دهید، نامنظم بودن دفاتر و کاغذهای کارتان، همگی می تواند مشکل زا بوده و هزینه‌های حسابرسی‌اتان را بالا ببرد."

از نظر لوری پنینگتون، مدیر تولید در شرکت نرم افزار حسابداری Cougar Mountain Software در بویس، ایداهو، همه چیز به جزئیات بر می‌گردد. "شما باید از درستی و دقت داده‌ها و از ایمن بودن رویه حسابرسی و سپس از خروجی داده‌ها و گزارشدهی رویدادها اطمینان حاصل کنید و بتوانید کار هر بخش را با جزئیات تمام ببینید."

بخش عمده کار به ترغیب کارکنان جهت استفاده درست از ابزار برمی گردد.

جانسون می گوید: "اگر نگاهتان به حسابرسی یا طرح پشتیبان‌گیری‌ نگاه ناچیزانگارانه باشد، به مشکل برخواهید خورد. با داشتن دیدگاه خوب در پول و زمانتان صرفه‌جویی خواهید کرد  و پروسه کار هموار خواهد شد."

یک دستورالعمل خوب برای رویه‌ها و خط‌مشی‌ها که در آن از بهترین نرم افزار حسابداری و بهترین روش‌ها در ذخیره‌سازی اسناد و فراخوانی آن‌ها استفاده شده باشد، در سریع‌تر شدن فرایند حسابرسی و کم هزینه‌تر شدن آن بسیار موثر خواهد بود. اینگونه دستورالعمل همچنین مسائل حساس و مهم در طرح بازیابی داده‌ها را در صورت وقوع حادثه، تعریف خواهد کرد. یک مزیت سومی هم وجود دارد: توانایی پاسخ‌گویی به هرگونه استنطاق حقوقی.

با آنکه دعوی حقوقی بندرت اتفاق می افتند، اما استنطاق و رسیدگی به سوابق مالی بایگانی شده توسط تامین کنندگان منابع مالی و ارگان‌های نظارتی مسلما یک نوع کشف حقوقی است. پنینگتون می‌گوید: "اگر در مورد این مساله فکر کنید، به هنگام اداره موسسه غیرانتفاعی‌اتان در خصوص قانونی بودن هر یک اعمالتان فکر می کنید و اینکه می توانید درست بودن هرچیزی را که انجام داده‌اید، اثبات کنید. بنابراین، مستندسازی در هر گام اهمیت دارد، و بازیابی اطلاعات مفقود شده نیز اهمیت دارد، و اگر  هرگونه سئوالی در خصوص کاری که انجام داده‌اید، مطرح شود، برای پاسخگویی آمادگی خوهید داشت."

با اینحال، مستندسازی بیش از اندازه یکی از ریسک‌های کشف حقوقی است. اگر سازمانی خط‌مشی قوی برای امحاء اسناد نداشته یا از آن بخوبی پشتیبانی نکند، این احتمال وجود دارد که یک پرسش جزئی به یک استنطاق و بازجویی بزرگ مبدل شود؛ در این شرایط، وجود برخی از اسناد و فقدان برخی دیگر موجب ایجاد شک و گمان خواهد شد. شرکت‌ها آیین‌نامه‌های نهادینه‌شده بلندبالای سختگیرانه دارند که امحاء اسنادی را که زمانبندی خاصی برای آن‌ها تعیین شده، تضمین می کند، بگونه‌ای که هر کدام از کارمندان شرکت بتواند صادقانه این جمله را بر زبان آورد: "اگر سندی تا این اندازه قدیمی شده، پس اصلا وجود ندارد."

بسته به نوع اسناد، نگهداری ازآن‌ها می تواند از سه تا هفت سال متغیر باشد، گرچه برخی از اسناد نظیر اسناد استخدام مبتنی بر قرارداد فسخ را شاید بتوان بطور دائمی حفظ کرد. اکثر خط‌مشی‌های نگهداری از سند، با اسناد الکترونیکی شامل مطالب اسکن‌شده، بگونه برخورد می کنند که گویی ورقه کاغد هستند و بایستی در سر موعد مقرر امحاء شوند.

پنیینگتون می گوید: "اگر پوشه فایلی دارید که هر هفت سال یکبار آن را ریز ریز کرده و یا به هر روش مشابهی امحاء می کنید، این روش می تواند به دیسک‌ها و نوارها هم بسط داده شود. اگر اینکار را انجام نداده باشید، در معرض استنطاق قانونی خواهید بود. بایستی از روش‌های سطح بالای امحاء اسناد و سایر روش‌های از بین بردن داده‌ها استفاده کنید." ذخیره‌سازی آنلاین بسیار ارزان و آسان است، نبایستی در دام عادت "بایگانی بکن و فراموش کن" بیفتید و از چرخه عمر کامل اسناد را فراموش کنید.

با اینحال، بزرگترین ریسک حقوقی در دفتر مالی همان فریبکاری داخلی است. اینجا همان جایی است که خط‌مشی‌های خوب با قرار دادن نقاط وارسی متعدد و تفکیک وظایف می تواند با برچیدن ریشه‌های وسوسه‌ تقلب، از شیطنت و فریب دوری کند. پایان معتقد است که: "...نهایتا، اجرای خط‌مشی سیستم‌مدار بعنوان بخشی از فرهنگ سازمان مورد نظر در خواهد آمد- یعنی کارکنان یاد خواهند گرفت که فعالیت سیستم‌مدار واکنش بموقع نشان خواهد داد. به عبارت دیگر، کسانی که وسوسه انحراف از خط مشی بر جانشان افتاده، احتمال انجام چنین کاری در آنان کاهش یافته و  خط‌مشی مذکور در زندگی کاری روزانه آن‌ها نهادینه خواهد شد. همانگونه که همه ما می دانیم، هیچ سیتمی مصونیت مطلق در برابر رفتار بد را نمی‌تواند تامین کند، اما خط‌مشی سیستم‌مدار در حال حاضر بهترین ابزاری است که در دست داریم."

داشتن دقت مالی زیربنای یک موسسه غیرانتفاعی است که بخوبی اداره می‌شود. بدون دقت مالی اعتماد مردم لطمه خورده و پشتیبانی آتی زیر سئوال خواهد رفت. بخشی از مسئولیت تامین این دقت و صحت از راه نظارت بر اجرای مسئولیت‌ها و نقش‌ها و اینکه هر گونه رویداد مالی با تایید و رعایت آیین‌نامه‌های مدون صورت گرفت باشد، و اینکه اسناد مورد نیاز برای بررسی داخلی و خارجی همیشه در دسترس باشد، حاصل خواهد شد.

بورتون از شرکت Sage چنین می گوید:"زمانیکه تمام قسمت‌های دستی و الکترونیکی با یکدیگر هماهنگ عمل کنند، نه تنها دقت و صحت مالی وجود دارد، بلکه همچنین علاوه بر حسابرسی سالانه، برای هرگونه رخداد ناگهانی از مفقود شدن جزئی داده‌ها بدلیل خرابی دیسک سخت گرفته تا فاجعه‌ای که نیازمند جابجایی کل اداره باشد، آمادگی خواهد داشت."

مستند‌سازی مبتنی بر اسناد کاغذی از آن حیث بسیار آسیب پذیر و حساس است که رونوشت برداری و ذخیره‌سازی آن مشکل است؛ اما از سوی دیگر هم به این زودی‌ها قرار نیست کنارگذاشته شود. با آنکه آمار محکم و مطمیئنی در دست نیست ولی داخلی‌های صنعت بطور منظم برآورد کرده اند که 20 درصد از موسسان غیرانتفاعی کوچکتر و شاید 40 درصد از موسسات غیر انتفاعی بزرگتر به پیشرفت‌های چشم‌گیری از جهت بکارگیری سیستم‌های تصویر‌برداری و اسکن و پردازش‌های تایید الکترونیکی دست یافته‌اند.    

نقظه شروع برای هرگونه موسسه غیرانتفاعی، پشتیبان‌گیری ایمن و داشتن یک استراتژی بازیابی تجاری است که شامل پشتیبان‌گیری آنلاین و خارج از سایت تمام داده‌های حسابداری و اسناد اسکن‌شده مربوطه است. با وجود سادگی موضوع، عجیب است که بسیاری از آژانس‌ها نمی‌دانند چگونه به نسخه قبلی دفاتر ثبتشان رجوع کنند.

زمانیکه نرم افزار بطور کامل در سیستم کلاود قرار دارد، بایستی طرح و برنامه‌ای وجود داشته باشد که برای رخدادهای ناگهانی تجاری مرتبط شامل قطعی ارتباط اینترنتی و خطوط تلفن برای یک دوره زمانی، تمهیداتی اندیشده شده باشد.


حمایت از ما