مشاوره پایان نامه و مقاله حسابداری، ارائه مقالات روز حسابداری از نشریات معتبر، ارائه ترجمه تخصصی حسابداری و مالی، ارائه اطلاعات صورتهای مالی شرکتهای بورسی، تحلیل آماری تخصصی پژوهش های حسابداری و مالی، ارائه پیش پروپزال تلفن: 09146622440 (برای مدت زمان محدود، مقالات انگلیسی به صورت رایگان قابل دانلود می باشد)

آموزش بخش های مختلف نرم افزارهای حسابداری

آموزش بخش های مختلف نرم افزارهای حسابداری

آموزش بخش های مختلف نرم افزارهای حسابداری


چکیده:

آموزش نرم افزارهای حسابداری و بخش های مختلف آن

مروزه شرکتهای متعددی در زمینه طراحی و پیاده سازی نرم افزارهای کاربردی حسابداری و مالی فعالیت می‌کند. نرم افزار حسابداری که در بازار وجود دارد هر کدام دارای قسمتهای مختلفی برای پوشش دادن نیازهای مختلف شرکتها در حوزه حسابداری هستند. حسابداری عبارت است از فرآیند شناسایی، اندازه گیری، پردازش، ثبت و گزارزش اطلاعات حسابداری برای استفاه کنندگان، با توجه به این تعریف یک نرم افزار حسابداری باید توانایی پوشش تمام مراحل فرآیند حسابداری را داشته باشد. در این فصل قسمتهای اصلی و مهم حسابداری را در قالب فرمتهای یک نرم‌افزار جامع ارائه کرده ایم. نکته ای که در این زمینه وجود دارد این است که تمام نرم‌افزارها قابلیت تقریبا یکسانی دارند یعنی طبق تعریف حسابداری آنچه که از یک نرم‌افزار حسابداری انتظار می رود این است که بتواند مراحل مختلف حسابداری را پوشش دهد. پس نتیجه می گیریم که عمده قسمتهای موجود در یک نرم‌افزار حسابداری بین تمام نرم‌افزارهای حسابداری موجود در بازار مشترک و مشابه می‌باشد. تفاوتی که بین نرم‌افزارها وجود دارد بیشتر مربوط به ویژگیهای گرافیکی و امکانات جزئی آنها می باشد.

ما در این فصل مراحل مختلف حسابداری را در قالب فرمتهای یک نرم‌افزار یکپارچه تشریح کرده ایم که در خواننده این توانایی را ایجاد می کند تا بتواند نرم‌افزارهای موجود در بازار به راحتی کار کند.

بخش اول

آموزش ورود اطلاعات اولیه به نرم‌افزارحسابداری

1- ثبت اطلاعات مربوط به شرکت

اولین کاری که بعد از پیاده سازی یک نرم‌افزار باید انجام شود اطلاعات مربوط به شرکت استفاده کننده از نرم‌افزار به سیستم معرفی و ثبت شود. اطلاعاتی از قبیل نام واحد اقتصادی، موضوع فعالیت شرکت، کد اقتصادی شرکت، آدرس شرکت، شماره تلفن و فکس شرکت، وب سایت و پست الکترونیکی شرکت به سیستم وارد شود. اطلاعاتی که در این قسمت وارد سیستم می شود در هنگام صدور فاکتور و انواع گزارشات از سیستم بصورت اتوماتیک قابل نمایش می باشد.

2- معرفی اشخاص و شرکت‌ها

بعد از معرفی کردن اطلاعات شرکت، لازم است تمام اطلاعات مربوط به اشخاص حقیقی و حقوقی که به نوعی با شرکت طرف هستند یعنی شرکت مبادلات خود را با آنها انجام می دهد در سیستم ثبت شود. عمده اشخاصی که در این طبقه جای می گیرند بدهکاران و بستانکاران هستند.

در مرحله بعدی، اطلاعاتی از قبیل مشخص کردن نوع گروه اشخاص، نوع مشتری می باشد منظور از نوع گروه این است که با استفاده از این قسمت می توان اشخاص طرف حساب شرکت را گروه بندی کرد و از آن در گزارش گیری استفاده کرد. مثلا گروه خریداران، فروشندگان مواد اولیه، خریداران متفرقه و ...، با استفاده از قسمت نوع مشتری می توان مشخص کرد که آیا آن شخص بدهی دارد (بدهکار) یا اینکه شرکت به آن شخص بدهی دارد (بستانکاران).

در مرحله بعدی، اطلاعاتی از قبیل آدرس اشخاص اعم از استان و شهری که در آن واقع شده و آدرس دقیق پستی، کد پستی، شماره تلفن و فکس، وب سایت و آدرس پستی الکترونیکی در سیستم می گردد.

3- معرفی کالا و خدمات

در این قسمت لازم است تا تمام کالا و خدماتی که شرکت به خرید و فروش و تولید آنها اشتغال دارد به سیستم معرفی و ثبت گردد. لذا ابتدا اطلاعاتی از قبیل نام کالا، مدل کالا، مشخص کردن گروه برای کالای مورد نظر مثل گروه لوازم خانگی یا گروه ملزومات مصرفی، وارد کردن نام اختصاری، به سیستم وارد می شود.

در مرحله بعد، اطلاعات مربوط به کالای مورد نظر تکمیل می شود. انتخاب واحد سنجش اصلی برای کالای مورد نظر و در صورت نیاز می توان برای هر کالا علاوه بر واحد سنجش اصلی یک واحد سنجش فرعی نیز تعریف کرد. بطور مثال برای خودکار دو واحد سنجش می توان مشخص کرد. اگر بسته را بعنوان واحد سنجش اصلی و عدد را به عنوان واحد سنجش فرعی مشخص کنیم و فرض کنیم که داخل هر بسته 12 عدد خودکار باشد در این صورت 10 بسته خودکار بر حسب واحد سنجش اصلی و 120 عدد خودکار بر حسب واحد سنجش فرعی در سیستم نشان داده می شود.

اطلاعاتی مربوط به شکل فیزیکی کالا از قبیل ضخامت، طول، عرض، ارتفاع و وزن کالا، مشخص کردن محل قرارگیری کالا در انبار، مشخص کردن حداقل و حداکثر میزان مورد نیاز کالا در انبار و همچنین تعیین نقطه ای که کالا باید تجدید سفارش شود.

4- معرفی حسابهای بانکی

در این مرحله باید همه حسابهای بانکی که شرکت برای انجام عملیات خود از آنها استفاده می کند به سیستم معرفی شود. و اطلاعاتی از قبیل نام بانک، نام شعبه، کد شعبه، شماره حساب و نام صاحب حساب در سیستم ثبت شود.

بخش دوم

آموزش انتقال مانده حسابها در نرم افزار حسابداری

پس از آنکه اطلاعات اولیه به سیستم معرفی و ثبت شد در مرحله بعدی لازم است مانده های مربوط به انواع حسابهای دارایی، بدهی، حقوق صاحبان سهام، حسابهای بانکی و موجودی مواد و کالا به سیستم وارد شود. از قسمت وارد کردن مانده های اولیه دوره حسابها مانده های حسابهای مختلف از جمله مانده حسابهای بانکی شرکت، مانده صندوق شرکت، مانده های اول دوره مربوط به موجودیهای کالای شرکت به سیستم معرفی و ثبت می شود.

بخش سوم

آموزش ثبت عملیات طی دوره شرکت در نرم افزار حسابداری

1- منوی فاکتور

در تمام نرم‌افزارهای حسابداری قسمتی برای ثبت عملیات مربوط به ورود و خروج مواد و کالا وجود دارد. نحوه برخورد با ثبت موجودیهای مواد و کالا در نرم‌افزارهای حسابداری به دو شکل است. در اکثر نرم‌افزار در رابطه به سیستم انبار هر کلایی که وارد انبار می شود در مقابل آن قبض انبار صادر می شود و به ازاء هر کلایی که از انبار خارج می شود حواله انبار صادر می شود. هر خریدی که انجام می شود باید در تعداد اقلام موجودی در سیستم ثبت شود این کار باعث می شود تا میزان موجودی آن کالا در انبار شرکت بروز شود پس فاکتورهای خرید باید در سیستم ثبت گردد. هر فروشی که توسط شرکت انجام می شود بوسیله صدور فاکتور فروش و حواله انبار موجب می شود تا موجودیهای آن کالا در سیستم کاهش یابد.

تمام فاکتورها دارای فیلدهای مشخص برای وارد کردن اطلاعات می باشد. ابتدا نوع فاکتور مشخص می شود، همچنین فیلدهایی برای پر کردن اطلاعاتی در رابطه با نام کالا، نوع کالا، مقدار کالا، قیمت هر واحد کالا، مشخص کردن خریدار و فروشنده، این فیلدها معمولا توسط کاربران وارد می شود. برخی از فیلدها نیز از قبیل محاسبه جمع کل فاکتور، مالیات ارزش افزوده و ... بصورت اتوماتیک توسط سیستم محاسبه و ثبت می شود.

2- فیش صندوق

در اکثر نرم‌افزارها قسمتی تحت عنوان فیش صندوق وجود دارد که تمام عملیات مربوط به دریافت و پرداخت‌ نقدی در آن ثبت می گردد.

3- تغییر و نمایش فاکتور

 

4- آموزش صدور سند حسابداری در نرم افزار حسابداری

یکی از قسمتهای مهم در هر سیستم ثبت رویدادهای مالی می باشد. شماره سند که معمولا بصورت اتوماتیک توسط سیستم صادر می شود، تاریخ سند تنظیم شده و شرح سند در سیستم وارد می شود سپس حسابهای طرف بدهکار به مبلغ مورد نظر ثبت شده و بعد حسابهای طرف بستانکار ثبت می شود طرف بدهکار با طرف بستانکار باید تراز باشند در نهایت می توان سند حسابداری را در سیستم ثبت موقت کرد.

در بیشتر نرم‌افزارهای حسابداری ثبت سند در 3 مرحله انجام می شود. در مرحله اول سند به صورت موقت در سیستم ثبت و ذخیره می شود. ویژگی اسناد موقت این است که قابل ویرایش می باشند یعنی می توان اطلاعات اسناد را در صورت نیاز اصلاح، تغییر و در سیستم ذخیره کرد. البته اطلاعات اسنادی که در این وضعیت قرار دارند در تمام گزارشات قابل مشاهده می باشد. در مرحله دوم اسناد از وضعیت موقت خارج شده و در حالت بررسی قرار می گیرد. بررسی اسناد توسط شخصی غیر از تنظیم کننده اسناد صورت می گیرد هدف از این کار افزایش ضریب امنیت در سیستم کنترلهای داخلی شرکت و جلوگیری از تبانی و اختلاس می باشد. اسنادی که در حالت بررسی قرار دارند قابل ویرایش و تغییر نیستند مگر اینکه از وضعیت بررسی خارج شده و به مرحله موقت برگردانده شود. در مرحله سوم اسناد به وضعیت قطعی و دائمی تبدیل می شود در این مرحله اسناد دیگر قابل ویرایش نمی باشد و دیگر تغییری نمی توان در آن انجام داد.

5- مدیریت و مرور اسناد

با استفاده از قسمت مدیریت و مرور اسناد می توان اسناد صادر شده در سیستم را مرور و بررسی کرد و وضعیت آنها را از حالت موقت به بررسی شده و در نهایت بصورت دائمی تبدیل نمود.

6- معرفی گروه حسابها در نرم افزار حسابداری

6-1- معرفی حسابهای کل

با استفاده از این قسمت می توان حسابهای کل به عنوان دومین مرحله از فرآیند کدینگ حسابها را در سیستم اضافه و ثبت کرد.

8- معرفی حسابهای معین

تعریف حسابها به عنوان سومین مرحله از فرآیند کدینگ حسابها می باشد.

5- مفهوم حقوق دسترسی در نرم افزارها چیست و به چه شکل استفاده می شود.

بعد از اتمام عملیات ثبت و ذخیره اطلاعات و رویداده های مالی در هر زمان کاربر می تواند گزارشی از حسابها گرفته و بررسی ها و گارشات لازم را جهت ارائه به مدیریت را تهیه کند.

همچنین عملیات پشتیبان گیری از اطلاعات نرم افزار به منظور جلوگیری از خطرات احتمالی را نباید فراموش کرد.