مشاوره پایان نامه و مقاله حسابداری، ارائه مقالات روز حسابداری از نشریات معتبر، ارائه ترجمه تخصصی حسابداری و مالی، ارائه اطلاعات صورتهای مالی شرکتهای بورسی، تحلیل آماری تخصصی پژوهش های حسابداری و مالی، ارائه پیش پروپزال تلفن: 09146622440 (برای مدت زمان محدود، مقالات انگلیسی به صورت رایگان قابل دانلود می باشد)

سیستم یکپارچه حسابداری

سیستم یکپارچه حسابداری

سیستم یکپارچه حسابداری


چکیده:

سیستم های یکپارچه حسابداری

در بحث کارائی های نرم افزارهای حسابداری به نکات مهمی می توان اشاره نمود و آن این است که پدید آورنده‌گان این نرم‌افزارها آنها را به چند دسته تخصصی تقسیم نمودند:

  • سیستم حسابداری مالی
  • سیستم حسابداری انبار یا انبارداری
  • سیستم خرید و فروش و صدور فاکتور
  • سیستم صندوق و بانک و عملیات چک
  • سیستم حسابداری حقوق و دستمزد
  • سیستم بودجه
  • سیستم بودجه و گزارشات
  • سیستم خرید داخلی و بازرگانی و تدارکات
  • سیستم حسابداری صنعتی و قیمت تمام شده

و افراد یا اشخاص و یا شرکتهایی که خواستار هر یک از این سیستمها هستند می توانند هر یک را جداگانه خریداری نموده و چنانچه همه را با هم بخواهند می توانند تمام این سیستم های یکپارچه حسابداری را یکجا خریداری نموده و داشته باشند.

وقتی که تمامی این سیستم ها در یک پکیج گنجانده شود و با هم در ارتباط و اصطلاحا Link باشند آن را یک «سیستم حسابداری یکپارچه» می نامند.

سیستم یکپارچه حسابداری بدان معناست که بطور مثال شما فاکتور خرید کالایی را در سیستم خرید کالا و ثبت می نمایید نرم افزار بطور اتوماتیک سند حسابداری آن را صادر و در حسابهای مربوط به خرید کالا و حساب فردی که از او کالا خریداری شده است ثبت های لازم را انجام داده و هم زمان و بطور اتوماتیک تعداد و قیمت کالای خریداری شده را به کاردکس این کالا در انبار منتقل و به موجودی این کالا به تعداد فاکتور خرید اضافه می نماید و همچنین بطور اتوماتیک وجه و یا چک پرداخت شده جهت کالای خریداری شده که به فروشنده تسلیم شده است را به طور اتوماتیک در سیستم خزانه داری عمل نموده و سند اتوماتیک حسابداری آن در دفاتر عمل شده و تسویه انجام پذیرفته و گزارشات مالی اعم از حسابهای دفاتر، حساب اشخاص، موجودی کالا، ترازنامه، سود و زیان و کل گزارشات مالی در همان لحظه به روز می شوند.

عملیات اتوماتیک در سیستم یکپارچه حسابداری

اگر شرکتها بخواهند که این عملیات به شرح فوق به طور کاملا اتوماتیک انجام شود بایستی تمامی سیستم‌های نام برده شده فوق را از شرکت ارائه دهنده خریداری نمایند به طور مثال اگر فقط سیستم حسابداری مالی داشته باشند و سیستم انبارداری نداشته باشند این عملیات اجام نخواهد پذیرفت. پس خریدارانی که می خواهند این عمملیات به طور اتوماتیک انجام شود به نوعی یا مجبور و یا ترغیب به خرید سایر سیستمهای آن شرکت خواهند شد.

سیستم حسابداری مالی

نرم افزار حسابداری مالی نرم افزاری است که در آن مراحل و فعالیتهای زیر انجام می شود:

  • معرفی گروههای مختلف حساب و ماهیت آنها اعم از حسابهای دارایی، بدهی، حقوق صاحبان سهام، درآمد، هزینه و ...
  • معرفی سر فصل حسابها در سطح کل، معین و سطوح تفصیلی، انتخاب کد و افتتاح حساب با توجه به نیاز
  • صدور اسناد حسابداری با تعداد ردیفهای زیاد
  • امکان جستجوی هر حساب از طریق قسمتی از نام یا کد حساب
  • امکان گرفتن سند الگو و استفاده از آن برای صدور اسناد جدید
  • امکان اصلاح اسناد حسابداری قبل از ثبت دایم اسناد
  • امکان درج سند بین اسناد
  • امکان حذف سند قبل از ثبت دایم اسناد
  • امکان ثبت دایم نمودن اسناد حسابداری و حالت غیر قابل تغییر اسناد
  • امکان تعریف شرحهای مختلف جهت سهولت و جلوگیری از تکرار تایپ شرحهای تکراری
  • مرتب کردن اسناد حسابداری به ترتیب تاریخ
  • مرتب کردن اسناد حسابداری به ترتیب شماره
  • گزارش خلاصه اسناد حسابداری ثبت شده و شرح کامل شند و تعداد اسناد ثبت شده
  • صدور سند افتتاحیه و اختتامیه در هر زمان و بستن اتوماتیک حسابها توسط نرم افزار، مانده گیری حسابها و انتقال مانده حسابها به سال بعد
  • مشاهده دفتر روزنامه با مبالغ کل، معین و تفصیلی بر حسب تاریخ یا شماره اسناد
  • مشاهده دفاتر کل، معین و تفصیلی  بر حسب تاریخ یا شماره اسناد
  • تهیه تراز آزمایشی به صورتهای مختلف بر حسب تاریخ یا شماره اسناد
  • امکان تهیه صورت های مالی
  • تعریف کاربران مختلف در سیستم و مشخص کردن حقوق دسترسی کاربران
  • امکان تهیه پشتیبان (Backup) به طور اتوماتیک از اطلاعات سیستم
  • امکان دریافت اطلاعات از سیستمهای دیگر مثل سیستم خزانه داری، سیستم انبارداری، سیستم داراییهای ثابت و ...
  • امکان طراحی و گرفتن گزارشات مختلف از سیستم
  • و امکانات متعدد دیگر که در نرم افزارهای مالی ارائه شده توسط شرکتهای مختلف وجود دارد.

سیستم انبارداری

نرم افزار انبارداری نرم افزاری است که در آن مراحل و فعالیتهای زیر انجام می شود:

  • معرفی کالاهای مختلف به همراه مشخصات فیزیکی کالاها
  • امکان تعریف انبارهای متعدد در سیستم
  • تعیین نفطه سفارش برای تمام کالاها
  • تنظیم و ثبت رسید انبار (قبض انبار) هنگام ورود و یا خرید کالاها به انبار
  • تنظیم و ثبت حواله انبار هنگام خروج و یا فروش کالاها
  • امکان گرفتن گزارشات مختلف از سیستم مربوط به مقدار موجودی هر یک از کالاها در انبار شرکت
  • و امکانات متعدد دیگر که در نرم افزارهای انبارداری ارائه شده توسط شرکتهای مختلف وجود دارد.

سیستم فروش و صدور فاکتور در سیستم یکپارچه حسابداری

نرم افزار فروش نرم افزاری است که در آن مراحل فعالیتهای زیر انجام می شود:

  • صدور فاکتور فروش
  • امکان افتتاح حساب برای مشتریان
  • امکان مشاهده گردش و ریز حساب و یا مانده حساب هر مشتری در هنگام صدور فاکتور فروش
  • امکان تعریف نرخهای فروش مختلف
  • امکان اعمال کردن هر گونه کسورات و اضافات به فاکتور فروش
  • امکان ثبت فاکتورهای برگشتی
  • امکان جستجوی فاکتور فروش
  • امکان تنظیم و ثبت پیش فاکتور
  • و امکانات متعدد دیگر که در نرم افزارهای فروش ارائه شده توسط شرکتهای مختلف وجود دارد.

سیستم حقوق و دستمزد

 نرم افزار حقوق و دستمزد نرم افزاری است که در آن مراحل و فعالیتهای زیر انجام می شود:

  • قابلیت ثبت کلیه مشخصات فردی و خانوادگی پرسنل
  • قابلیت تعریف اطلاعات مربوط به حقوق و مزایای پرسنل
  • قابلیت تعریف وامهای پرداخت شده به پرسنل
  • قابلیت تهیه و چاپ فیش حقوقی پرسنل
  • قابلیت تعریف میزان ساعات کاری در هر روز
  • تعیین آیتمهای مربوط به حقوق از جمله اضافه کاری، حق جذب، شیفت کاری، حق اولاد و عائله‌مندی، خوار و بار، مسکن و ...
  • و امکانات متعدد دیگر که در نرم افزارهای حقوق و دستمزد ارائه شده توسط شرکتهای مختلف وجود دارد.

سیستم خزانه داری

در اصطلاح نرم افزار خزانه داری نرم افزاری است که عملیات مربوط به صدور و دریافت چک و عملیات بانکی در آن ثبت و نگهداری می شود.

  • قابلیت ثبت مشخصات کامل چکهای دریافتی
  • قابلیت مرتب سازی چکهای دریافتی بر حسب تاریخ سررسید، مبلغ و ...
  • قابلیت ثبت مشخصات کامل چکهای پرداختی و واگذار شده
  • قابلیت مرتب سازی چکهای پرداختی بر حسب تاریخ سررسید و مبلغ
  • ثبت کلیه حواله های رسید و ارسالی
  • چاپ رسید چک با مشخصات کامل دریافت کننده آن
  • قابلیت در جریان وصول کردن اتوماتیک چکهای دریافتی به بانک مورد نظر
  • و امکانات متعدد دیگر که در نرم افزارهای خزانه داری ارائه شده توسط شرکتهای مختلف وجود دارد.

ضرورت استفاده از سیستم خزانه داری

استفاده کارآمد از نقدینگی و پرهیز از بروز مشکلات ناشی از کمبود وجه نقد را می توان یکی از نگرانیهای مسئولان مالی سازمانها و موسسات اقتصادی دانست. به همین خاطر است که کنترل و نظارت بر گردش وجوه نقد اهمیت ویژه ای دارد. تجربه های موجود نشانگر آن است که موفقیت چنین سازمانهایی را می باید تا حدی مرهون مدیریت شایسته وجوه نقد آنها دانست که زمینه های لازم را برای پرداختهای برنامه ریزی شده فراهم کرده است.

دلایل اهمیت سیستم خزانه داری

1-  وجوه نقد و اسناد بهادار همواره به عنوان یکی از ارکان اصلی عملیات واحدهای تجاری محسوب می شوند و بر این اساس دریافت اطلاعات جامع و کامل از آنها همواره مورد توجه مدیران قرار دارد. از این رو، تامین وجوه نقد برای انجام تعهدات در سررسیدها، سرمایه گذاری وجوه نقد بدون تامین صحت و سلامت گردش وجوه نقد موجب می شود تا عملیات این بخش از موسسات با استفاده از ابزاری معین و به صورت مکانیزه صرت پذیرد تا نظارت مستمر بر جریان نقدینگی سازمان مهیا شود.

2- بخش عمده ای از داراییهای یک سازمان را داراییهای جاری تشکیل می دهند. وجوه نقد و اسناد بهادار به دلیل وجوه انگیزه های خاص همواره در راس داراییهای جاری قرار دارد. بنابراین ضرورت دارد تا اطمینان حاصل شود که وجوه نقد مورد نیاز برای انجام معاملات و بهره برداری از فرصتهای سرمایه گذاری به اندازه کافی در اختیار مدیریت قرار خواهد داشت یا خیر.

3- یکی دیگر از دلایل اهمیت سیستم خزانه داری، بهینه سازی کنترلهای داخلی است. از آنجایی که وظیفه اداره وجوه نقد سازمان بر عهده مدیر مالی می باشد و شامل دریافت و پرداخت وجوه و اسناد، واگذاری آنها به حسابهای بانکی، سرمایه گذاری وجوه نقد مازاد بر احتیاج و حفاظت وجوه و اسناد بهادار است بنابراین روند امور باید به گونه ای باشد تا از موارد زیر اطمینان حاصل شود:

وجوه دریافت و پرداخت شده با ثبت آنها در دفاتر تطبیق داشته باشد.

دریافت و پرداخت وجوه بر اساس کجوزهای معتبر صورت پذیرد.

با توجه به عملیات عادی سازمان، وجوه نقد به اندازه کافی در اختیار مدیریت سازمان باشد.

هدف نهایی سیستم خزانه داری، ارائه گزارشات خاص مدیریتی است که به عنوان یکی از مسئولیتهای مالی سازمان، همواره روی آن تاکید می شود.

سیستم خزانه داری در مجموعه سیستمهای یکپارچه با سایر سیستمها از جمله سیستم حسابداری لینک بوده و در ارتباط می باشد.

ضرورت استفاده از سیستم انبارداری

برنامه ریزی کارآمد تولید و فروش و همچنین استفاده بهینه از منابع تولید، یکی از مهمترین پیش نیازهای تداوم فعالیتهای تولیدی و بازرگانی است. حال آنکه برنامه ریزی تولید و تصمیم گیری درباره چگونگی تخصیص منابع در فرآیند تولید و عرضه محصولات به بازار، نیازمند آگاهی دقیق از اطلاعات انبار است. به همین دلیل است که بسیاری از شرکتها برای داشتن اطلاعات به هنگام وضعیت انبار و نظارت بر آنها از نرم افزار انبار و سیستم حسابداری انبار استفاده می کنند.

ضرورت استفاده از سیستم فروش

فروش را می توان یکی از ارکان اساسی فعالیت و برآیند تلاش مجموعه گروه های فعال در سازمان ها و موسسات اقتصادی پنداشت و بدین خاطر است که اجرای سیاست ها و راهکارهای شایسته فروش، بسیار حساس و سرنوشت ساز تلقی می شود.

در این میان دسترسی به اطلاعات روزآمد موجودی ها، مانده حساب مشتریان، اعتبارات اعطایی به آنها، اولویت بندی تحویل کالا و ... پیش نیاز هر گونه مصلحت اندیشی برای فروش  اجرای سیاست های یاد شده است. افزون بر این، تدوین سیاست های آتی موسسات درباره فروش و پاسخ گویی به هنگام درخواست مشتریان نیازمند تهیه گزارش های لازم از عملیات انجام یافته فروش است. به همین دلیل است که استقرار یک سیستم کارآمد فروش برای سازمان ها و موسسات اقتصادی یک ضرورت محسوب می شود.

جایگاه سیستم فروش در سیستم های یکپارچه حسابداری

در مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت، سیستم فروش با سیستم های حسابداری، انبار، خزانه داری و برنامه ریزی تولید ارتباط تنگاتنگی دارد. افزون بر سیستم های یاد شده، سیستم فروش با سیستم اتوماسیون اداری نیز از طریق قرارداد فروش ارتباط دارد. بدین ترتیب که اطلاعات متن قرارداد فروش از این سیستم به سیستم اتوماسیون اداری منتقل می شود.

سیستم حسابداری دارایی ثابت

ماشین آلات و تجهیزات داراییهای ثابتی هستند که به منظور نگهداری و به کارگیری، جهت اجرای عملیات و اهداف موسسه برای یک دوره بلند مدت خریداری می شوند.

به طور معمول بخش عمده ای از سرمایه گذاریها در شرکتهای تولیدی صرف خرید اموال، ماشین آلات و تجهیزات می گردد. این بخش از داراییها در جهت اجرای اهداف اصلی موسسه، به منظور تولید و عرضه محصولات خریداری می شوند.

داراییهای ثابت در اثر استفاده به تدریج مستهلک می شوند. کاهش تدریجی ارزش داراییهای ثابت طی فرآیند استهلاک، به همراه مواد اولیه و دستمزد به محصول ساخته شده تبدیل می گردد. با فروش محصولات تولیدی درآمد برای موسسه ایجاد می گردد.

زمانی که دارایی ثابت مستهلک می شود توانایی تولید خود را از دست می دهد، این داراییها از رده خارج شده و داراییهای جدیدی جایگزین آنها می شوند.

نرم افزارهای حسابداری موجود را هم به لحاظ کارائی و هم به لحاظ قیمت می توان به 3 دسته و گروه عمده تقسیم نمود:

1- گروه اول (شامل نرم افزاهای حسابداری بسیار گسترده و بسیار گران مثل همکاران سیستم)

2- گروه دوم (شامل نرم افزارهای حسابداری متوسط و تقریبا گران مثل ناپال و تدبیر)

3- گروه سوم (شامل نرم افزارهای حسابداری کوچک و ارزان مثل رافع و حسابرس)

و همچنین استفاده کنندگان از این نرم افزارها هم به لحاظ وضع مالی شرکت خود و توانایی پرداخت هزینه خرید نرم افزار حسابداری و هم به لحاظ نوع کارشان نیز به 3 گروه عمده تقسیم خواهند شد:

1- گروه اول (شامل کارخانجات/ ادارات/ سازمانها/ نهادها/ و مشاغل بسیار گسترده و بزرگ)

2- گروه دوم (شامل شرکتها/ کارگاهها/ فروشگاههای متوسط)

3- گروه سوم (شامل فروشگاههای کوچک/ مغازه داران/ کسبه جزء)

 

نرم افزارهای حسابداری

نرم افزارهای حسابداری به عنوانی بخشی از سیستم های یکپارچه حسابداری، در اکثر واحدهای تجاری، مورد استفاده قرار می گیرد. اهمین این نرم افزار به حدی است که دیگر نیازی به توضیح ومعرفی و شناساندن این نرم افزارها نیست و همه صاحبان کسب و کارها تمایل به خرید یک بسته از این نرم افزارها به منظور تسهیل بخش مالی خود دارد. مطالعه مقالات متنوع برای انتخاب بهترین نرم افزار می تواند به کافرمایان و صاحبان مشاغل کمک بسیاری نماید که می توانید از بخش نرم افزارهای حسابداری به مقالات دست پیدا کنید.


حمایت از ما